第一步：績效面談準備
確定好面談時間：選擇雙方都有空閑的時間，盡量不要安排在剛上班或下班，時間盡量避開整點，確定后要征詢一下員工的意見，并要提前3天通知員工。其次，選擇好面談場所。盡量選擇不受干擾的場所，要遠離電話及其他人員，避免面談中途被打斷。場所一般不宜在開放的辦公區(qū)進行，最好是小型會議室或接待室。面談雙方一定要將手機關(guān)閉，績效面談時最好不要有第三者在場。
此外還要準備好面談資料。準備好員工評價表，員工的日常表現(xiàn)記錄，員工的定期工作總結(jié)，崗位說明書，薪金變化情況等。整理出員工本階段的最大優(yōu)點和急需改進的幾點不足，這樣面談時有針對性。當(dāng)然還需要擬定好面談程序，計劃好如何開始、如何結(jié)束，面談過程中先談什么、后談什么，以及各階段的時間分配。
第二步：面談實施
其一要打造面試氛圍，主管要服裝整潔、態(tài)度和藹，與員工面談座位的安置以斜對或并肩為好。在員工到來時要先握手、再微笑讓座、然后遞上一杯熱茶，接下來關(guān)閉自己的手機，同時要補充說明電話太多會影響面談，這樣員工也會主動關(guān)閉自己的手機，為面談做好了免打擾的準備，通過這一互動過程，拉近了主管與員工的距離。
在座次上，雙方最好為90°直角或與員工并行而坐，距離50厘米。盡量不要面度面，造成員工的心里壓力。面談開始用兩分鐘做鋪墊以贊揚和鼓勵的話題打開局面，這樣可以提高彼此之間的信任度，營造出一種輕松、熱情、愉快而友好的面談氛圍。
其二是進入主題，說明面談的目的和作用。首先清楚地向員工說明面談的目的和作用，使面談針對性強、易于溝通、消除員工的疑慮。同時面談人清晰的知道開展面談的步驟和每個步驟需要花費的時間，清晰的知道重點的步驟是哪些。
其三是進行績效考核結(jié)果的溝通，與員工對績效考核結(jié)果進行溝通，首先向員工明確評價標準，然后逐項說明考核結(jié)果及總的績效等級，溝通過程中要允許員工提出置疑，給員工提出發(fā)表自己看法的時間和機會，要耐心地解釋考核評價結(jié)果。
當(dāng)然這個過程中按準備階段總結(jié)的材料首先對員工的優(yōu)點和成績進行肯定，使員工感覺到，主管對自己的工作，評價得比較全面客觀，甚至一些自己尚未發(fā)現(xiàn)的優(yōu)點和成績主管都能夠提到，對主管產(chǎn)生信任、服從的感覺。
此外要注意一點是，只提出不足之處及由此對績效發(fā)展所帶來的影響，不要去評論這些不足是否應(yīng)該存在以及其他員工對這些不足的看法，避免因此引起員工情緒波動和把較長時間集中到對這些問題的解釋說明中，影響面談的氣氛和效果。
第三步：讓下屬發(fā)表意見
一次成功的績效面談是互動式的面談，在面談過程中雙方應(yīng)進行有效的互動溝通。主管應(yīng)避免填鴨式的說服，即使對下屬工作有不滿意的地方，仍需要耐心傾聽下屬內(nèi)心的真正想法。如果下屬是一個非常善于表達的人，就盡量允許他把問題充分暴露出來。如果下屬不愛說話，就給他勇氣，多一些鼓勵，同時盡量用一些具體的問題來引導(dǎo)下屬多發(fā)表看法。
面談不只是告知過去的結(jié)果，因此沒有績效改進計劃的面談等于虎頭蛇尾，沒有改進計劃，也就沒有了結(jié)果跟進，對于績效的改善也就無從談起，到下一個績效面談時往往會會發(fā)現(xiàn)問題依舊。主管幫助員工共同找出有待改進的地方，討論評估結(jié)果與員工自我申訴的差異，制定改進計劃及采取的相應(yīng)措施;對考核結(jié)果的再確認與必要之調(diào)整。
第四步：制定下期績效目標
績效面談作為績效管理流程中的最后環(huán)節(jié)，主管應(yīng)在這個環(huán)節(jié)中結(jié)合上一績效周期的績效計劃完成情況，在績效溝通及改進計劃的基礎(chǔ)上，并結(jié)合下屬新的工作任務(wù)，和下屬一起提出下一績效周期中的新的工作目標和工作標準，這實際上是幫助下屬一起制定新的績效計劃，使績效管理形成一個完整的循環(huán)過程。
第五步：記錄在案
面談結(jié)束時，主管應(yīng)該讓下屬樹立起進一步把工作做好的信心。同時，要讓下屬感覺到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導(dǎo)性的建議。這就要求主管在面談結(jié)束時使用一些技巧，用積極的方式結(jié)束面談。
比如，可以充滿熱情地和員工握手，并真誠地說“我感覺今天的溝通非常好，也謝謝你以前所做出的成績，希望將來你能夠更加努力地工作，如果需要我提供指導(dǎo)，我將全力幫助你”。 各項面談程序完成該結(jié)束時應(yīng)立即停止面談，普通員工面談時間以30-60分鐘為宜，中層主管60-l20分鐘為佳。
